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綜合快訊
侒可傳媒專欄:長照管理者必須練好的4項基本功夫
來源 :侒可傳媒 | 記者 :游麗裡 | 時間 :2024-08-07 | 93 瀏覽 : | 分享到:

"期待自己成為更優秀的管理者前,應該先把管事、管人的基本功修練到位。"


    《侒可傳媒》2月6日專欄專題:經營長照機構必備3大關鍵競爭力。越來越競爭的長照市場,擁有足夠且優秀的員工,是維持組織競爭力相當重要的關鍵,機構管理者該如何達成?必須做好「管理」這件事。因為管理手段的運用,可使機構營運結果具備較高的可預測性,不僅僅能讓員工產生信賴感,也能讓員工看到機會,進而願意追隨組織的發展。



「管理」是什麼?就是組織管理者必須要有策略地協調,並運用手中握有的資源,來達成組織目標。放在實務場域上,就管理一家機構來說,管理者必須先設定目標、擬定策略、開發和維繫資源、溝通與協調、啟動並追蹤執行、評核執行結果等等。


依衛福部統計,長照2.0實施後,一直到民國112年9月底,B級單位已達 8261處。隨著投入市場時間點、資金多寡或管理者(母機構)經驗等不同條件,機構目標都會有所差異。例如初入市場的長照機構,特別是小型機構,可能會把目標擺在如何生存,而當機構達到一定規模後,或者機構經營者有旺盛的企圖心,目標可能就是品質口碑,當然也可能想要賺更多錢。


一旦確認目標,不管機構規模大或小,都還是要思考要用什麼樣的人?有多少人可以用?有多少跟如何動用資金等等。通常,大型機構或成立較久的機構,其所擁有及可動用的資源,往往比小型或剛投入的機構來得多。做為一個管理者,如何協調手中的資源?必須發揮身為管理者的職能。


一般而言,管理者至少應具備4個基礎職能:規劃、組織、領導跟控制。


職能1:規劃

長照機構的業務負責人,要擬定機構的願景和使命,作為機構後續發展方向的依據。其次,對於組織的現況進行分析,例如運用SWOT做管理分析,透過外部環境的機會與威脅、機構內部環境的優勢及劣勢的分析,提供機構未來要前進的方向,機構管理者即可運用手中所掌握的資源,把握機會、避掉風險,朝目標前進。

不過,對於設立不久的小型長照機構,運用正式的管理工具對於機構幫助不大,往往運用直覺式分析及判斷即足矣。


職能 2:組織

當機構要達成目標時,必須思考要搭建什麼樣的組織結構,例如要多少人?這些人分別要做什麼事?有什麼樣的權利義務?彼此之間如何協調配合?

目前台灣的長照市場,機構的規模都偏小,人事結構相對簡單,如居家式機構,除了執行照顧業務的居服員或居督之外,就是會計、出納等財務人員,不過,往往也都由機構內部人員兼任。只有當組織規模逐漸成長,即可能逐步地擴大組織架構,比如人資、行銷、研發人員等等。至於組織結構要增加什麼部門或人事,就得看機構未來要去哪裡?當機構發展方向定了,通常就會把資源放在最想發展的地方。

 

組織管理者必須要有策略地協調,並運用手中握有的資源,來達成組織目標。(圖片來源/freepik)

 

職能3:領導

管理者主要需要為員工指引方向,並能夠激勵員工,同時打造組織文化;領導的具體表現在於協調工作之間的關係,包括上司與下屬,或者同儕之間,如何激勵、指導他們的工作。而領導職能的發揮,需要透過大量的溝通。因此,管理者對於溝通技巧的學習應是不間斷的。


職能4:控制

具體表現在2個部分:首先,必須避免組織方向偏離,偏離就需導正;其次,為避免組織方向偏離後或正常營運下可能產生的風險,必須要有風險控制的措施。因此,機構例行營運上的控制,以年度計畫進行核對是有其必要性的。

若無實質的計畫內容,管理者則不易察覺機構同仁的工作是否朝目標前進中,而錯失提前修訂的機會,因此造成損失,甚至可能因為缺乏計畫目標,而出現機構工作者或管理者,看到別家機構這樣做好像不錯,就跟著做。事實上,並不是做的多,就可獲得更好的績效。

隨著機構規模越大、管理者個人經驗越豐富,所需要的職能可能越多;不過,在期待自己成為更優秀的機構管理者前,建議還是先把前述4項管事管人的基本功修練到位。

 




作者/游麗裡

國立暨南大學社會政策與社會工作學系博士,現任財團法人老五老基金會執行長、台灣居家服務聯盟副理事長、台灣社區式長期照顧策略聯盟監事、社會工作師全聯會監事等職,致力於讓所有人越老、活越好的組織願景,擴大OLD=YES,改變老的意向。

 

 



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